部门日常费用的财务记录历程

    审核原始凭证完整、合法、金额正确→审核并更正原始凭证按规范粘贴和折叠→审核审批手续是否完备→审核部门费用支出进度(如超计划额度，可拒绝报销)→编制记账凭证
    借：销售费用——相关明细科目(部门专项)
    贷：库存现金/银行存款/其他应收款→涉及现金的凭证传出纳岗，不涉及现金的凭证传主管岗复核
    注：①非工资性费用支出原则上须取得税务局监制的发票或收据，填写规范，大小写一致，无涂改痕迹，增值税票须严格遵守填写规范。
    ②保证凭证及附件左上角整齐，附件长宽折叠以记账凭证大小为度，不能带有订书钉。
    ③费用审核要点有：计划额度内费用须经部门负责人、分管领导、财务部长审批;计划外费用须有总经理批示的报告;市内交通费、通讯费须经总经办登记;固定资产须经行政事务部登记;差旅费须附审批后的行程安排表，招待费须附经审批的招待费用明细表。
    ④准确使用明细科目，正确选取专项。
    ⑤报销人有前期欠款时，报销费用一律先冲抵欠款，在编制凭证时须附管理费用岗开具的还款收据。
    ⑥支取现金的凭证编制完毕，若遇出纳无现金时，应暂时保存记账凭证，待出纳取回现金时通知领款。
    (二)办事处费用
    1.日常费用
    审核原始凭证完整、合法、金额正确→审核原始凭证粘贴规范→审核审批手续是否完备→编制记账凭证
    借：销售费用——相关明细科目(部门专项)
    贷：库存现金/银行存款/其他应收款→涉及现金的凭证传出纳岗，不涉及现金的凭证传主管岗复核
    2.购置固定资产
    审核是否附申请报告→审核发票合法→审核是否有行政事务部开具的固定资产调拨单→审核审批手续是否完备→编制记账凭证
    借：固定资产——相关明细科目
    贷：库存现金→传出纳岗
    注：①办事处购置生活、办公用品，使用年限超过一年且单位价值在1000元以上，须到行政事务部办理固定资产登记手续。
    ②记账凭证摘要栏须注明固定资产名称、办事处。
    3.房租、仓租
    审核是否附租赁合同→审核是否附合法收据→审核签字手续是否完备→编制记账凭证
    借：销售费用——房租仓租区域房租(部门专项)
    贷：库存现金→传出纳岗
    4.运费
    审核运输发票合法，金额正确→审核无抵扣联、且运费金额超出100元以上运输发票附在同一张支出证明单上(以别针或回形夹住，无需粘贴和复印)→审核审批手续是否完备→编制记账凭证
    借：销售费用——运费——市外运费市内运费(部门专项)
    应交税费——应交增值税——进项税
    贷：库存现金→传出纳岗
    注：①计算抵扣金额以运费金额作为基数，不包括包装费、装卸费、保险费、力资费等附加费。
    ②抵扣联或准予抵扣进项税的运输发票上须标注凭证号和抵扣金额。
    5.途损
    审核途损合法依据、途损报告→审核签字手续完整→编制记账凭证
    借：销售费用——途损(专项)
    贷：应收账款
    注：①途损须取得客户单位或运输单位出具的有效证明。
    ②途损报告须经办事处主任、销售部长、分管领导签字，财务部长审批。
    ③途损金额直接开具收据冲减对应客户应收账款，不允许提取现金，账务处理上可以“库存现金”科目过渡。
    6.高开冲红
    审核是否附高开冲红表→审核是否附合法收据→审核是否有销售会计审核签名→审核审批手续是否完备→编制记账付款凭证
    借：销售费用——高开冲红
    贷：银行存款库存现金→传出纳岗
    注：①冲红、返利原则上须以银行存款支付给客户单位，或抵减客户单位应收账款，确需以现金支付，须经分管领导批准，并在支出证明单上注有“现金”字样。
    ②以冲红、返利抵减客户单位应收账款，须由销售核算岗开具收据，由于业务系统核算需要，应收账款与冲红、返利分开核算，以现金科目相联系。
    7.返利
    审核是否附协议→审核是否附合法收据→审核是否有销售会计审核签名→审核审批手续是否完备→编制记账凭证
    借：销售费用——宣传费——现款返利品种返利年终返利(部门专项)
    贷：银行存款库存现金→传出纳岗
    8.赞助费
    审核是否附申请报告→审核是否附合法收据→审核审批手续是否完备→编制记账凭证
    借：销售费用——宣传费——赞助费(部门专项)
    贷：银行存款库存现金→传出纳岗
    注：①办事处费用报销，原始凭证须分类规范粘贴。
    ②各项非工资性费用支出原则上须取得合法原始凭证，如不能取得合法原始凭证一律按20%代扣个人所得税。
    ③以货款冲抵返利款时，以销售会计审核金额记费用，以对方开具收据金额记应收账款，差额由经办人补足。
    ④报销人有前期欠款时，报销费用一律先冲抵欠款，由管理费用岗开具还款收据。
    (三)广告费用
    1.审核月度资金计划
    每月28日根据预付账款等情况→审核策划部下月资金使用计划→汇总资金计划→报财务负责人审批
    2.审核付款
    (1)根据月度资金计划核查付款项目→审核广告合同、发票、照片等→审核“付款审批单”审批手续是否完备→登记资金计划→出纳岗付款
    (2)签收出纳岗传来的“付款审批单”及银行付款凭证等→编制记账凭证
    借：预付账款
    贷：银行存款→传主管岗复核
    注：①首次付款时，需留存一份合同复印件。
    ②付款金额计划内10万元以下的，直接传出纳岗付款，计划内10万元以上或计划外款项须经财务负责人或财务总监批准。
    ③支付广告款时须凭发票，并审核第④项下列附件后方右办理，即编制凭证，除发票开出有困难的预付款除外。
    ④媒体广告须审核发票、报样及监播单等;户外广告(车体、墙体、广告牌等)须审核发票照片等;宣传品、礼品须审核发票、入库单等。
    3.费用报账
    (1)媒体及宣传品。
    审核策划部相关岗位传来的发票(媒体广告)
    审核策划部相关岗位传来的发票附收料单(宣传品)→审核审批手续是否完备→对照合同进行编制记账凭证
    借：销售费用——媒体宣传品(部门专项)
    贷：预付账款→在合同上登记发票金额、收受日期及凭证编号→分品种登记手工账→传主管岗审核
    注：①根据预付账款余额及合同执行情况及时督促策划部报账，每月与策划部相关岗位核对各客户账簿余额。
    ②媒体广告包括电台、报纸、车体、墙体、广告牌、条幅等;宣传品包括宣传品、礼品的设计、制作、发送等费用。
    ③收到发票时与策划部相关岗位一同确认广告费用归属办事处，不能明确分配到办事处及企业形象宣传广告归入策划部，以便于投入产出分析。
    ④收到发票时与策划部相关岗位一同确认广告费用归属何产品品种，不能明确分配到具体品种及企业形象宣传广告单列，并登记手工账，以便于投入产出分析。
    ⑤宣传品入库时费用全额计入策划部，部门或办事处领用时冲减策划部费用。
    (2)宣传品发出。
    审核宣传品仓库明细账→审核仓库传来的当月宣传品领用汇总表和领料单→编制记账凭证
    借：销售费用——广告费用——宣传品(部门专项)
    ——招待费(部门专项)
    管理费用——招待(部门专项)
    贷：销售费用——宣传品(策划部)〈红字金额〉→传主管岗复核
    (3)推广会。
    审核推广会申请报告及照片等相关材料→审核原始凭证完整、合法性→审核审批手续是否完备→编制记账凭证
    借：销售费用——推广会(部门专项)
    贷：库存现金/其他应收款→分品种登记手工账→涉及现金的凭证传出纳岗，不涉及现金的凭证→传主管岗复核
    注：审核推广会费用时，应查询是否为办事处借款支出，若为借款，则通知管理费用岗开具还款收据，冲抵欠款。
    (四)管理性工作
    1.每月10日根据部门费用计划额度出具费用通报，并提请超支或有超支迹象的部门注意。
    2.每季度结束后15天出具费用分析报告，能为公司费用管理控制提出合理化建议。
    3.每季度结束后15天出具产品投入产出分析报告。
    4.每季度提供需监测的广告明细
    5.积极参与公司广告招标和对广告价格检查。
    6.加强对预付账款的管理，勤于督促报账，及时清理广告挂账。
    7.参与制定和完善公司费用控制办法。
    8.参与年度费用控制计划的制定。
    (五)工作要求
    1.熟悉公司各类财务管理制度。
    2.了解财务部各岗位工作内容，做好与各岗位的衔接工作。
    3.工作目标明确，责任心强，树立良好的部门形象。
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