问题 | 催款函结构有哪些规定 |
释义 | (1)标题和编号 如果催收的是紧急的款项,可在标题前写上“紧急”二字。标题一般要注明编号,以便于查询和联系,并且一旦发生了经济纠纷而走上法庭时,它也是一份有力的凭证。也有的不编号。 (2)催款和欠款单位的名称和账号 催款函要清楚、准确地写上双方单位的全称和账号。必要时,要写明催款单位的地址、电话及经办人的姓名,若是银行代办催款的,还必须写明双方开户银行的名称及双方账号名称和账号。 (3)催收内容 这是催款函的主体部分,应清楚、准确、简明地写出双方发生往来的原因、日期、发票号码、欠款的金额及拖欠的情况,比便使受文单位明确情况,及时地交款。 (4)处理意见 催款方在催款函上提出处理办法和意见。 这种意见一般都是从以下三个方面予以说明: ①要求欠款户说明拖欠的原因。 ②重新确定一个付款的期限,希望对方按时如数交付欠款。 ③再次逾期不归还欠款将采取的罚金或其他措施。 (5)落款 写明催款单位的全称,并加盖公章,然后注明发文日期。 一、催收函制作原则 1、清楚——要求支付的货款金额写在信函的突出位置。 2、简明扼要——信的长度不能超过一页,内容应直截了当。如果问题经较复杂,则可以通过附件的方式,比如附合同,对帐单等。 3、正确性——信中所写的款项数额必须正确。 4、容易阅读——语言要确切、简明、直接、没有套话的问讯,使用简短的句子与段落。 5、具体——地址要具体,收信人要具体到某某人以及某一具体职位。 6、措辞要谨慎——要有长远合作考虑,不能想说什么就写什么。特别注意不要对对方进行人身攻击,要就事论事,要从有利于合作的角度谈问题。 7、坚定与权威——信中的措辞要坚决而有礼貌。 8、不要让步——你有权要求付款。 9、合理的——例如,必须向客户解释为何要将这件事交给律师处理。 10、指引的——要求客户在收信当天就必须寄还一些钱给你。 11、反馈的——要有具体人签字并写明职位,写明电话以主便客户回话。 12、说明货款的来龙去脉或附一张清单。 13、不要透露以后还有几封信,并且只能有一封最后通知信,保证自已的言行一致。 14、避免时间段写法,要写具体日期,如2003年10月5日。 15、最后以非常婉转而客观的态度告诉客户,如果未履行付款协议会有什么后果。 |
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