| 问题 | 合同管理的组织设置 |
| 释义 | 合同管理的任务必须由一定的组织机构和人员来完成。要提高合同管理水平，必须使合同管理工作专门化和专业化，在承包企业和建筑工程项目组织中应设立专门的机构和人员负责合同管理工作。对不同的企业组织和工程项目组织形式，合同管理组织的形式不一样，通常有如下几种情况： （一）工程承包企业应设置合同管理部门（科室），专门负责企业所有工程合同的总体的管理工作。主要包括：参与投标报价，对招标文件，对合同条件进行审查和分析；收集市场和工程信息；对工程合同进行总体策划；参与合同谈判与合同的签订，为报价、合同谈判和签订提出意见、建议甚至警告；向工程项目派遣合同管理人员；对工程项目的合同履行情况进行汇总、分析，对工程项目的进度、成本和质量进行总体计划和控制；协调项目各个合同的实施；处理与业主，与其它方面重大的合同关系；具体地组织重大的索赔；对合同实施进行总的指导，分析和诊断。 （二）对于大型的工程项目，设立项目的合同管理小组，专门负责与该项目有关的合同管理工作。在美国凯撤公司的施工项目管理组织结构中，将合同管理小组纳入施工组织系统中，设立合同经理、合同工程师和合同管理员。 （三）对于一般的项目，较小的工程，可设合同管理员。他在项目经理领导下进行施工现场的合同管理工作。而对于处于分包地位，且承担的工作量不大，工程不复杂的承包商，工地上可不设专门的合同管理人员，而将合同管理的任务分解下达给各职能人员，由项目经理作总体协调。 （四）对一些特大型的，合同关系复杂、风险大、争执多的项目，在国际工程中，有些承包商聘请合同管理专家或将整个工程的合同管理工作（或索赔工作）委托给咨询公司或管理公司。这样会大大提高工程合同管理水平和工程经济效益，但花费也比较高。 到这里，合同管理是不是组织措施的答案也已经一目了然了，二者并不是一回儿事，也不可混为一谈。合同管理主要是针对企业经济往来中的合同进行系统的组织管理与控制而达到目的，其也通过专业人员的组织设置来提高管理水平，进而推动公司的发展。更多相关知识您可以咨询长治律师。 一、公司在合同管理中容易忽视的五个问题是什么呢？ （一）合同主体失当 根据我国《民法典》的规定，合同当事人主体合格，是合同得以有效成立的前提条件之一。而适格的主体，首要条件应当是具有相应的民事权利能力和民事行为能力的合同当事人。实践中主要应防止两种倾向：一是虽然具有上述两种能力，但不是合同当事人，即当事人错位，也是合同主体不当；二是虽然是合同当事人，但却不具有上述两种能力，同样是合同主体不当。 （二）文字表述不严谨 不严谨就是不准确，容易发生歧义和误解，导致合同难以履行或容易引起和制造合同争议。依法订立的合同，应当体现双方的真实意思。而这种体现需要靠准确明晰的合同文字作载体。从这个意义上说，合同讲究咬文嚼字。 （三）境外合同文本的疑问 我国加入WTO后，有些合同使用境外文本。由于国情和语言文字不同，加上翻译问题，这些合同文本存在不少疑问。对这些疑问不能回避，必须在合同上加以澄清，弄清其含义，确定主文本或堵塞其漏洞，以免造成损失。 （四）变更合同不及时 由于情势变化，在履约过程中合同变更是正常的事情，问题在于不少负责履约的管理人员缺乏这种及时变更的意识，结果导致了损失。合同变更包括合同内容变更和合同主体的变更两种情形。合同变更的目的是通过对原合同的修改，保障合同更好履行和一定目的的实现。 （五）合法权利不行使 我国《民法典》赋予了合同当事人的抗辩权，但大多数企业不会行使。发包方不按合同约定支付进度款，如：建筑公司可以行使抗辩权停工，但却没有行使，怕单方面停工要承担违约责任，结果客观上造成了垫资施工，发包方的欠款数额愈来愈大，问题更难解决。 二、公司的合同管理，应注意以下几个主要问题 （一）关于合同管理机构 根据公司的管理体制规定，合同管理机构有的在业务开发部门，有的在财务部门，有的在工程部门，有的在质量管理部门，但不管是由何部门管理，都要明确职责和权限。 （二）关于合同管理程序，方法与过程的控制 管理程序主要是明确合同签订过程如何控制，避免签订不合法的合同。主要包括如下内容： 1、合同签订前的评审： 首先涉及由哪个部门或哪几个部门负责评审及评审的内容和范围等要明晰。评审内容也要作明确的规定，一般应涉及对客户资信评估，递交项目建议书方面的项目报价，自我评审与控制，对客户相关要求的评审，合同风险评估。 2、合同起草与签订 谁负责合同起草与签订，谁负责审核与批准。 3、合同的变更管理 应明确一般变更的评审人与重大变更的评审人。 4、合同履行的跟踪 要明确合同跟踪合同履行的一个或几个部门，定期对合同的整体实施情况进行监控。 5、合同收尾阶段管理 对已经完成的重点项目，应明确由哪个部门提供合同总体运行报告，对成本和风险控制作出有参考价值的总结。 |
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