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问题	如何根据《互联网广告管理办法》的要求建立广告管理档案（图文）
释义	【原创声明】转载请注明作者。     之前分享的《营销合规 | 《互联网广告管理办法》的律师解读（多图）》一文中提到了建立广告管理档案（以下简称“广告档案”）的问题，这既是《广告法》的要求，也是《互联网广告管理办法》（以下简称《办法》）的要求。对于广告主、广告经营者、广告发布者而言，有效建立广告档案非常重要，本文笔者与朋友们分享一下对建立广告档案的个人理解。     一、关于广告档案的几个问题     1、上位法规定     要求建立广告档案并非是《办法》首先提出的，《广告法》即明确提出了相关规定。     《广告法》第三十四条　广告经营者、广告发布者应当按照国家有关规定，建立、健全广告业务的承接登记、审核、档案管理制度。     2、《办法》的具体要求     《办法》第十三条第二款规定：广告主自行发布互联网广告的，广告发布行为应当符合法律法规的要求，建立广告档案并及时更新。相关档案保存时间自广告发布行为终了之日起不少于三年。     第十四条规定：广告经营者、广告发布者应当按照下列规定，建立、健全和实施互联网广告业务的承接登记、审核、档案管理制度：     （一）查验并登记广告主的真实身份、地址和有效联系方式等信息，建立广告档案并定期查验更新，记录、保存广告活动的有关电子数据；相关档案保存时间自广告发布行为终了之日起不少于三年；     ……     即无论是广告主自建平台发布广告还是委托广告经营者、广告发布者发布广告，都应当建立广告档案。     3、广告档案可能的应用场景     （1）普通的行业检查。既然提出了广告档案的要求，不排除在行政机关落实广告行业检查时要求广告主、广告经营者、广告发布者提供广告档案以核实以上主体对广告活动的自控管理情况。     （2）涉及行政处罚时的抗辩。如因广告违法遭遇行政处罚时，部分场景下提供有效的广告档案或可得到部分责任豁免，争取从轻、减轻或者不予行政处罚。     （3）加强合规内控管理的需要。抛开行政管理要求和规避行政处罚风险不谈，广告档案也是广告主自身经营管理的一个好工具，有利于广告主做好信息统计、内部责任区分等工作。     4、不建立广告档案的法律责任     《办法》第二十八条第一款、第二款规定：违反本办法第十四条第一款、第十五条、第十八条规定，广告经营者、广告发布者未按规定建立、健全广告业务管理制度的，或者未对广告内容进行核对的，依据广告法第六十条第一款规定予以处罚。     违反本办法第十三条第四款、第十五条、第十八条规定，广告主未按规定建立广告档案，或者未对广告内容进行核对的，由县级以上市场监督管理部门责令改正，可以处五万元以下的罚款。     二、广告档案的内容和样例     1、广告档案应当包含哪些内容？     笔者理解，广告档案应当考虑包含以下信息：     （1）广告主信息。应当包括：广告主名称（姓名）、统一社会信用代码（身份证号）、住所地（地址）、联系电话、Email等。     （2）广告媒介信息。应当包括：平台名称、平台介质、展现形式说明等。     （3）广告内容信息。应当包括：广告名称、内容简要说明、商品或服务类别、是否需要前置审查、审查证明材料、广告发布（更新）时间、广告样例等。     （4）广告财务信息。应当包括：付款人、付款方式、付款金额、收款人、款项说明、关联合同号等。     （5）广告审核信息。应当包括：审核人名称、物料名称、审核结论、审核人单位、审核时间等。     （6）广告处罚记录。应当包括：处罚事由、处罚金额、处罚时间、处罚主体等。     2、广告档案参考样例下载     以上是笔者是根据《广告法》《办法》规定能够想到的广告档案应当包含的内容，因目前没有看到市监机关提供的广告档案样例，故笔者自己整理了一份广告档案样例，供朋友们参考（关注本公众号，发送“广告管理档案样例”即获下载地址）。     　　需要说明的是，笔者提供的广告档案样例仅供朋友们参考，不可直接使用。需要应用于生产的，需要事先和所在地的市监机关对档案样例的形式、内容沟通无误方可正式使用。     三、广告档案应当如何管理？     1、定期更新的要求     《办法》第十三条、第十四条都提出了对广告档案定期更新的要求，笔者理解，在上述广告主信息、广告内容信息、广告媒介信息、广告财务信息、广告审核信息、处罚记录等发生变化时，均需要对广告档案进行更新。     2、保存时间的要求     对广告档案的保存时间，《办法》第十三条、第十四条都提出了“自广告发布行为终了之日起不少于三年”的要求。这里的广告发布行为终了之日不应理解为广告上线之日，而应按广告下线之日来理解，即广告展示周期结束之日。     因互联网广告的物料、档案都是电子形式保存，存储非常方便。从规避风险的角度，笔者建议，档案信息不妨多保存几年。     3、设置管理权限     这是内控方面的建议，广告档案的管理人不宜过多，避免发生篡改、删除广告档案等问题。至于是系统权限设置管理还是文档密码管理，视使用者的具体情况而定。     4、做好档案备份     因为是电子文档，毁损、灭失之后可能很难恢复，笔者建议朋友们做好档案定期备份工作，如：每月备份一次。     对于备份形式，云盘、NAS、移动硬盘备份都是可以的选择，只要能确保广告档案规避毁损、灭失的风险即可。     四、结语     如《办法》第二十八条规定，未建立广告档案可能会受到行政机关的处罚。广大广告主、广告经营者、广告发布者如在建立、使用广告档案方面有疑惑，应当优先考虑向所在地的市监机关求证核实，避免建立无效或不符合要求的广告档案。对于广告档案管理、培训、使用方面的问题，欢迎朋友们与笔者在内的律师朋友联系，我们愿意与您一起有效完成《办法》提出的广告档案要求。（全文完）
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